Process Mining per l'Audit
Con l'aumento del livello di digitalizzazione e dell'utilizzo di sistemi e applicazioni IT, si assiste a un enorme incremento dei volumi di dati aziendali. Le procedure di audit tradizionali, ad esempio la verifica a campione, hanno i loro limiti e forniscono una visione limitata delle eccezioni, con particolare attenzione ai soli casi ad alto rischio e di grande rilevanza. Utilizzando il Process Mining, i team di controllo interno possono sfruttare la piena trasparenza dei processi a fini di audit.
Sfida
Il cliente è un leader mondiale nel settore dell'illuminazione con una forte attenzione al miglioramento della gestione del rischio e all'aumento dell'efficienza degli audit. I controlli da verificare sono centinaia e variano in base al potenziale impatto sull'azienda e al livello di automazione. La sfida principale: esiste un modo più efficace ed efficiente per eseguire l'audit delle procedure di controllo interno?
DataLane è stata scelta per questo progetto grazie alla nostra vasta esperienza in materia di dati e analisi per gli audit interni, utilizzando il Process Mining.
Soluzione
Il tool Process Adherence Checker (PAC) per l'audit di DataLane era la soluzione migliore per garantire che questo progetto potesse ottenere rapidamente i primi risultati e mostrare una chiara prova di valore. PAC è uno strumento basato sull'intelligenza artificiale che consente di analizzare i processi in base all'aderenza a vincoli prestabiliti.
Per questa Proof of Value, è stato scelto un piccolo insieme di cinque vincoli, concordati con il cliente, che sono stati esaminati e migliorati utilizzando il Process Mining. Di conseguenza, questi vincoli sono stati tradotti in termini tecnici e inseriti in PAC. Non è stato necessario creare una nuova pipeline di integrazione dei dati, poiché PAC è in grado di acquisire i dati direttamente dal sistema EMS Celonis del cliente per eseguire l'analisi e mostrarne i risultati.
Valore di business
- Il risultato è stato una trasparenza al 100% di ogni caso non conforme ai vincoli definiti. Il team di auditing vede ora i risultati basati sull'intera popolazione. Le verifiche a campione possono ora essere effettuate in maniera più intelligente e mirata utilizzando i risultati delle procedure di test eseguite dal tool PAC.
- Con PAC, le procedure di verifica vengono eseguite automaticamente, monitorando costantemente i dati. In questo modo si riduce il lavoro manuale dei revisori, che ora possono concentrarsi su ciò che effettivamente non funziona nel processo per evitare casi di non conformità.
- Inoltre, con PAC è stato possibile passare da un comportamento passivo ad uno attivo sul controllo delle anomalie, grazie alla creazione di notifiche automatizzate e avvisi proattivi per ridurre i casi di non conformità.
- Grazie alla stretta collaborazione con DataLane, il cliente ha apportato modifiche sistemiche e ha migliorato la conformità!